INTRODUCCIÒN
Hoy en día en un mundo globalizado donde existen grandes zonas comerciales y en donde es relativamente fácil comprar cualquier insumo que uno necesite en cualquier parte del mundo, fue necesaria la creación de reglas y legislaciones que regulen este inmenso trafico de mercancía por todo el mundo.
Un adecuado enfoque en la estrategia de compras es fundamental en la competitividad de los productos y/o servicios de una empresa. Los costes de adquisición de productos constituyen un porcentaje muy importante en la suma total de costes de cualquier compañía y cualquier tipo de optimización en las compras tiene un efecto multiplicador en la competitividad de la misma
Es por esta razón que los compradores requieren del aprendizaje y la mejora de las técnicas y las tácticas que conducen en la actualidad a una mejor gestión de los aprovisionamientos.
Una adecuada política de compras y de selección de proveedores, junto a una correcta utilización de las técnicas de negociación, y una eficaz organización y gestión del departamento de compras, incidirá en el menor coste de los aprovisionamientos de la empresa y ello repercutirá con efecto multiplicador en los beneficios de la misma.
.La función de compras es cada vez más compleja y exige una mayor profesionalización, haciendo hincapié en satisfacer las necesidades de la Empresa con elementos externos a la misma, obteniendo la mayor rentabilidad del dinero invertido conjuntamente con las otras áreas de la Empresa en el logro de sus fines, bien sean éstos de carácter coyuntural (elevar el beneficio) o estratégicos (mejorar la posición competitiva).
ANTECEDENTES Y GENERALIDADES DE COMPRAS[1]
CONCEPTO Y OBJETIVOS DE LA COMPRA
Concepto:
A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado.
Dentro del concepto de empresa moderna las compras se deben manejar por departamento especializado que debe formar parte de la propia organización de la compañía.
Objetivos:
Los objetivos fundamentales de todo compra pueden resumirse del modo siguiente:
1. Mantener la continuidad de abastecimiento
2. Hacerlo con la inversión mínima en existencia.
3. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilización de los materiales.
4. Mantener los niveles de calidad en los materiales, basándose en lo adecuado de los mismos para el uso a que se destinan.
5. Procurar materiales al precio más bajo posible compatible con la calidad y el servicio requerido.
ANTECEDENTES E IMPORTANCIA ECONÓMICA DE LAS COMPRAS
Las compras han sido muy importantes desde la antigüedad, fomentándose con ello el progreso y la riqueza del hombre ya sea individualmente o en grupo. De tal forma, debemos entender que las grandes organizaciones requieren de materiales y servicios para su funcionamiento y que estos deben de ser de calidad adecuada de acuerdo al proceso al que serán sometidos y al equipo que será utilizado.
En la actualidad, las compras deben considerarse como una función vital para el éxito de cualquier empresa, cuyo objetivo será adquirir las materias primas y los artículos indispensables para la fabricación de los bienes a que se dedica, o bien de productos terminados para su venta o brindar los servicios adecuados poniendo en juego todos los elementos necesarios para conseguirlo.
Cabe mencionar que el departamento de compras es una fuente de aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de materiales y servicios adquiridos, ya que adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, ayudara a abatir los costos de producción y, por consiguiente, ello se reflejará en utilidades para la empresa.
Si no se cumpliera con alguno de los requisitos solicitados a los proveedores, esto le causaría serios problemas a la empresa debido a que incurriría en una producción de mala calidad o tendría retrasos significativos y costosos, los cuales serían causa de incumplimiento en tiempos de entrega y, a la vez, traería serios problemas con los clientes de la empresa.
Es por eso que para garantizar una posición favorable y estable con la cual la empresa pueda hacer frente a la competencia, es necesario la adquisición de materiales al precio más bajo sin sacrificar la calidad y el servicio requeridos.
Es de suma importancia adquirir los materiales y servicios necesarios para la fabricación de un producto, a un costo proporcional a como los está adquiriendo la competencia, ya que una operación eficiente en cualquier empresa depende de; hacer buenas compras que garanticen su producción, con el propósito de poder tener buenas ventas y, por consiguiente, una buena recuperación de las inversiones.
Es importante también que el departamento de compras aconseje a la empresa sobre: nuevos materiales en el mercado, variaciones en las tendencias que puedan ser benéficas o perjudiciales para la empresa.
CARACTERÍSTICAS Y FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
El departamento de compras es fuente de gran apoyo para la elaboración de planes dentro de la organización, ya sea el lanzamiento de un nuevo producto, la producción mensual o la implantación de normas. Esto debido a su estrecha relación con el mercado, normas de fabricación y con los comerciantes de las grandes industrias. En la época moderna los empresarios no pueden darse el lujo de descuidar su departamento de compras, ya que, “El bienestar de una compañía depende de la rotación de sus inventarios y de la mejor forma de utilización de su capital”. 1
Los gastos que se deriven de la creación de un puesto de comprador siempre serán rentables, sobretodo cuando el dueño o director de una empresa no tiene tiempo suficiente para atender dicha función. Pero, es importante que las funciones de compras y pago de facturas no sean realizados por la misma persona para evitar situaciones problemáticas.
Actualmente, es necesario comprender claramente los objetivos y principios básicos de lo que llamamos la función de compras.
Actualmente las organizaciones públicas o privadas, ya sean industriales, comerciales o de servicio, desembolsan grandes cantidades de dinero en la compra de materiales y servicios, y el éxito que éstas obtienen es logrado en gran parte gracias a su departamento de compras, el cual se encarga de seleccionar los mejores proveedores y establecer con ellos una estrecha relación, además de preparar y adecuar las especificaciones de los materiales, solicitarlos a tiempo, elaborar contratos u órdenes de compra para evitar posibles problemas jurídicos, así como también; verificar el recibo de los materiales, solucionar diferencias con los proveedores, vigilar que se efectúen los pagos de las facturas, y estar al pendiente de cualquier detalle por mínimo que parezca, dándole solución inmediata y evitar con ello posibles retrasos o errores en la producción, que pongan en riesgo la estabilidad de la empresa.
Dentro del departamento de compras está, el mantener informado al solicitante de los materiales (cliente interno), respecto al curso del proceso de adquisición del material o servicio solicitado, con la finalidad de poder tomar las acciones necesarias en caso de algún retraso o desvío. En caso de existir éste, compras podrá comprar algún contratipo del material, sin necesidad de avisar al solicitante.
Las funciones del departamento de compras son las siguientes:
1. Localizar, seleccionar y establecer fuentes de abastecimiento de materias Primas, suministros y servicios a la empresa.
2. Entrevistar a los proveedores o sus representantes.
3. Cotizar los precios, calidad y transporte.
4. Negociar condiciones de entrega, pago, tratos necesarios en caso de rechazo y ajustes.
5. Vender los deshechos, sobrantes y artículos de desuso.
6. Recepción, guarda y almacenaje.
7. Efectuar la clasificación de los recursos materiales.
8. Realizar el control de existencias.
Lo anterior puede llevarse a cabo en las pequeñas empresas, pero en las medianas y grandes, es necesario la creación de un departamento de compras con personal capacitado y especializado en funciones especificas, siempre con el propósito de lograr los mejores resultados en cuanto a la adquisición de materiales y servicios requeridos a un precio óptimo, de la calidad necesaria y en el tiempo acorde con las necesidades de la empresa, para finalmente contribuir a la obtención de utilidades, que es la finalidad para la cual la mayoría de las empresas han sido creadas.
La función del departamento de compras no se limita a compras nacionales, también, su personal debe tener conocimientos acerca de compras internacionales, ya sea de importación o de exportación.
LA RELACIÓN DE LAS FUNCIONES DE COMPRAS CON LA ORGANIZACIÓN
En la actualidad, debe existir una clara comprensión de los objetivos y principios básicos de la función de compras, por parte de todas las áreas que integran la organización, esto debido a que, los esfuerzos coordinados dentro de la organización son la mejor manera de lograr los objetivos planeados.
La función de compras es abastecer de materiales y servicios a toda la organización y para ello debe trabajar en conjunto con todas las áreas.
Las áreas con las que compras debe tener una estrecha relación son:
Dirección:
La relación que debe existir con la Dirección general es mediante reportes de las actividades realizadas por el departamento de compras en lo referente a la totalidad de sus funciones en un determinado período de tiempo, además de hacer mención especial a las compras de mayor volumen, que por lo mismo representan un desembolso importante para la organización.
Estos reportes deben contener información estadística de los mercados de insumos y la posición de la organización ante éstos, lo cual permitirá evaluar de una mejor manera y tomar decisiones adecuadas para el desarrollo global de la organización.
Producción:
En esta área recae la función de compromiso de procesar los insumos y convertirlos en productos de calidad.
La relación entre los departamentos de compras y producción es; que compras procure los materiales necesarios para la producción a satisfacción de los requerimientos establecidos para tal efecto.
Ambos departamentos comparten una obligación igual con respecto a la administración; ambos son responsables de mantener los costos en un nivel óptimo. Producción producirá a costos bajos siempre y cuando la actuación de compras se enfoque a la obtención del máximo valor por unidad monetaria gastada.
Es responsabilidad de producción avisar a compras con oportunidad de las necesidades de materiales, para tener entregas de los mismos, con calidad, tiempo y cantidades suficientes de acuerdo a los planes de producción, evitando con ello paros innecesarios en producción y pérdidas cuantiosas a la organización.
Ventas:
La relación entre compras y ventas puede ser cercana y vital, esto debido a que la función de ventas es la de vender el producto final del esfuerzo de la organización; El éxito de dicho esfuerzo depende de la calidad, precio, cantidad y confiabilidad de entrega del producto vendido, por lo cual las ventas dependen de la eficiencia del departamento de compras para abastecer de materiales de calidad a la planta productiva, entre otras cosas.
Programación y planeación:[2]
Aunque muchas veces no están identificadas en forma separada dentro de la organización; sin embargo, es necesario programar y planear las actividades y los objetivos a largo plazo. Cuando en una organización estas funciones se desarrollan, la relación de compras con este departamento es la siguiente:
1. Cumplir los programas de abastecimiento o dar razones suficientes para que se realice un cambio en el programa.
2. Seguir de cerca el desarrollo del mercado y avisar oportunamente de los posibles cambios que puedan influir en los programas y planes.
3. Desarrollar información basándose en presupuestos de los abastecimientos de materiales, mercados, y programar las entregas.
Almacenes:
Es responsabilidad de la función de almacenamiento; con ayuda de un efectivo sistema de procesamiento de datos para control de inventarios, solicitar los materiales especificando correctamente la cantidad necesaria, los requisitos y el programa de entregas; con el propósito de que el departamento compras haga su labor con efectividad, buscando siempre abatir costos.
En ocasiones el hecho de que los almacenes intenten tener un funcionamiento mecanizado y un control sistematizado, pueden ser un factor de choque en cuanto a la flexibilidad y efectividad de las compras.
Ingeniería:
La relación entre el departamento de compras y el de ingeniería, es de servicio mutuo. El departamento de compras sirve a ingeniería procurando los materiales, refacciones y equipos solicitados, obteniendo cotizaciones y asistencia técnica de los proveedores, así como en la preparación y evaluación de alternativas e investigación de mercado en búsqueda de nuevos materiales y equipos.
Ingeniería da a compras su asistencia invaluable, en cuanto a asesoría de parte de los ingenieros expertos, en relación con las especificaciones necesarias para la comprensión de los requerimientos de materiales y equipos, que por la función que realicen sean de carácter especial.
Contabilidad:
La relación de compras con contabilidad debe ser muy estrecha, podría decirse que ambos departamentos son como socios que deben cuidarse entre sí, ya que parte de la función de compras es gastar el dinero de la organización con la finalidad de mantener los materiales y abastecimientos necesarios para el perfecto funcionamiento de la organización, y la de contabilidad es ejecutar los pagos de dichos gastos, siempre y cuando los comprobantes de los proveedores sean correctos, de acuerdo con las políticas de la organización y las leyes de hacienda vigentes. Contabilidad debe ver que siempre existan fondos disponibles y en la cantidad necesaria para que la función de compras no se vea obstruida y esto pueda ocasionar problemas mayores en las demás áreas que requieren de los servicios de compras.
Entre compras y contabilidad, se establecen los plazos de crédito que podrán ser negociados con los proveedores, se elaboran presupuestos y pronósticos basándose en las fluctuaciones de las monedas que se manejen en las compras, así como los índices de inflación proyectados por el gobierno para determinado período de tiempo, y muchos otros factores que pudiesen influir en el futuro de cualquier organización.
Relaciones públicas:
La función de compras con el departamento de relaciones públicas debe de ser de una alianza común, debido a que el personal que labora en le departamento de compras mantiene un amplio contacto con todos sus proveedores y es de una influencia importante en las relaciones públicas, para la organización.
CLASIFICACIÒN DE LAS COMPRAS[3]
Las compras pueden clasificarse según la forma de efectuarla o según el tipo de mercancía que se adquiera. En el primer caso pueden ser centralizadas, descentralizadas o mixtas; y en el segundo caso, pueden ser compras de materias primas, de suministros, de piezas fabricadas o de maquinarias y equipos.
1) POR LA FORMA DE EFECTUARLA:
a. Compras centralizadas.
Se denominan así cuando las requisiciones son remitidas a un organismo denominado COMPRAS, el cual dispone de la necesaria autoridad para realizar la adquisición preocupándose por obtener: Calidad, servicio y precio.
b. Compras descentralizadas.
Esta clasificación puede tener dos aspectos:
- Cuando existiendo el organismo denominado COMPRAS solo ejercita el control de las adquisiciones, pero estas son efectuadas por elementos autónomos.
- Cuando cada dependencia realiza sus propias compras.
c. Compras mixtas.
Se denominan así cuando los artículos de uso general son adquiridos por el organismo central COMPRAS y los de uso exclusivo o particular son adquiridos por cada dependencia o por sus propios compradores.
2) POR EL TIPO DE MERCANCIAS QUE SE ADQUIERA:
a. Materias primas:
Son aquellos materiales indispensables para la producción que a través de un proceso tienen una transformación. Su adquisición tiene las siguientes características:
- Consumo constante
- Grandes cantidades
- Información fácil de obtener
- Precios según acuerdo
- Ocupan mucho espacio de almacenes
- El transporte y la manipulación son muy costosos
b. Suministros:
Son materiales necesarios para el funcionamiento y conservación de la entidad. No forman parte del producto, pero siempre se requieren para la producción. Las características de su adquisición son:
- Consumo en partidas pequeñas
- Precios y descuentos conforme tarifas establecidas
- Ocupan poco espacio en el almacén
- Mucho trabajo de oficina por la variedad
- Tienen especificaciones normalizadas
c. Piezas fabricadas:
Son aquellas piezas o herramientas que se adquieren para revender, sus características son:
- Margen de ganancias en reventa decisivo
- Adquisición por cotizaciones para obtener mejor precio
- Tratándose de artículos estándar pueden obtener precio de mayorista
- Su adquisición debe limitarse a programas establecidos.
d. Maquinarias y equipos:
Su denominación es suficiente para saber de qué se trata. Su adquisición presenta las siguientes características:
- Debe ser aprobada por los directivos.
- Priman las condiciones o características técnicas
- Las especificaciones deben ser minuciosas.
- Deben indicarse la finalidad y los resultados que se esperan obtener.
- La decisión se toma en conjunto, entre el interesado y compras.
Normas para realizar las compras[4]
Al analizar la finalidad que tiene Compras en la empresa se puede establecer que existen cuatro aspectos básicos que rigen las adquisiciones y son:
1) Calidad
2) Cantidad
3) Momento en que hay que comprar
4) Precio más conveniente
Por lo tanto, las normas y principios que sobre Compras se pueden determinar, tendrán que versar sobre estos cuatro aspectos:
1) CALIDAD:
La calidad está definida por la utilización que se va dar al artículo que se adquiere, por lo tanto las normas que fijemos deben estar de acuerdo con el fin y uso que se dará al material que se adquiere:
- La Calidad debe definirse:
Esto significa que el comprador debe establecer las propiedades y especificaciones que tendrán los materiales que quiere adquirir, de manera que puedan ser medidos por medio de sus propiedades físicas o químicas.
- La Calidad no se mide por el precio:
Es muy común pensar que a mejor precio se obtiene mejor calidad. En compras debe tenerse presente que los precios varían de una fuente de adquisición a otra, en artículos idénticos y aun de inferior calidad.
- La Calidad debe ser la conveniente:
Hay que tener presente que no siempre las adquisiciones se rigen por la mejor calidad o en otras palabras que la calidad conveniente no será siempre la mejor. Por ello debe indicarse en las especificaciones al solicitar un material, la calidad mínima que puede aceptarse, ya que debemos relacionar este aspecto con el precio de costo y con el costo de venta.
- La Calidad debe estar siempre disponible:
De nada valdrá que obtengamos un artículo de gran calidad si cuando lo volvamos a necesitar no está disponible, es decir que no lo encontramos en el mercado. Este concepto de disponibilidad se refiere a que el material puede ser adquirido con facilidad a un precio económico dentro de un plazo razonable y en varias fuentes de suministro.
En resumen, para determinar la calidad que debe exigirse a los proveedores es imprescindible que Compras disponga de las especificaciones necesarias para saber exactamente lo que necesita y pueda así ponerlo en conocimiento de los proveedores, de manera que envíen articulo capaces de ser sometidos a inspecciones y pruebas que determinen si corresponden a la calidad deseada. El comprador asume la responsabilidad de la compra por lo que está en la obligación de asegurarse lo que desea, y al serle proporcionado debe poderlo comprobar.
2) CANTIDAD:
Es un deber ineludible del comprador, el estar seguro de que la cantidad que adquiere es la correcta. Para ello debe estar capacitado para determinar que si la cantidad que lo solicitan responde al consumo y al mismo tiempo establecer la cantidad económica.
Para compras es una responsabilidad constante el poner a disposición de los usuarios las cantidades que satisfagan sus necesidades y para ellos debe equilibrar al hacer una adquisición, tres aspectos que son importantes:
- Las necesidades de consumo
- Las ventajas económicas
- La seguridad de su almacenamiento
Y por ello las normas que sobre cantidad se establezcan, deben considerar estos tres puntos. Dichas normas pueden ser las siguientes:
- La Cantidad debe basarse en el control de existencias:
Para los artículos de consumo constante que se mantienen en el almacén, las cantidades a pedir, deben estar basadas en el consumo que de ellos se hagan. Por consiguiente, en la entidad debe establecerse un control de existencias que facilite la obtención de datos necesarios en la determinación de la cantidad a pedir, que permita comparar las cantidades que se soliciten con las que se consumen y que evite los caprichos o preferencias de los usuarios. Solo así logrará Compras adquirir cantidades correctas y económicas.
- La Cantidad debe estar respaldada:
Toda requisición que reciba compras por determinadas cantidades a adquirir, debe tener un respaldo en cuanto a su determinación se refiere. En el caso de artículos de stock, ya hemos manifestado que dicho respaldo será el control de existencia; en el caso de artículos que se adquieren por primera vez o de adquisición esporádica, este respaldo consiste en la indicación correcta del uso que se le va dar o del programa a ejecutar, de manera que pueda determinarse si es o no correcta la cantidad.
- La Cantidad no debe ser influenciada por la empresa:
Se conoce que a mayor cantidad en la adquisición será menor el precio unitario de compras. Sin embargo, no por ellos se compararan grandes cantidades. La obtención de un buen precio obliga analizar la cantidad que facilite ese precio y establecer si el consumo permite adquirirlo. En caso contrario, el comprador no debe influenciarse por el bajo precio unitario, sino que adquirirá la cantidad prevista.
Las fluctuaciones de los precios en el mercado debe ser tenida en cuenta por el comprador para su política de compras, que podría consistir en:
· Para artículos cuyos precios varían poco, comprar de acuerdo a las necesidades.
· Para artículos de mucha variación en el precio, comprar cuando baja, teniendo en cuenta las necesidades de los periodos en que suben.
- La Cantidad que se determine debe tener en cuenta el tiempo de demora:
El tiempo que se demorará en contar con el material desde sus trámites iniciales hasta su disponibilidad en el almacén, es un factor que hay que tener siempre en cuenta, si se quiere mantener la continuidad del servicio a los usuarios, por ello es que debe ser evaluado al establecer la cantidad por adquirir.
- El transporte a elegir está en función de la calidad que se adquiera:
Si tenemos en cuenta que los medios de transporte establecen cantidades y volúmenes mínimos al fijar sus precios, es lógico que para determinar el medio y la vía a utilizar se tenga en cuenta la cantidad del artículo que está solicitando.
Este aspecto nos puede hacer variar muchas veces la cantidad a adquirir si el consumo nos lo permite.
- La Cantidad debe tener en cuenta el espacio disponible:
El espacio que se dispone en el almacén y el costo de dicho espacio, influye sobre la cantidad a pedir y sobre el método a adoptar en la adquisición. El comprador deberá tener este aspecto muy presente para no abarrotar los almacenes y tendrá que estudiar la solución adecuada antes de cursar un pedido.
3) MOMENTO EN QUE HAY QUE COMPRAR:
La determinación del momento en que hay que comprar el material, evita gastos inútiles y compras de último minuto, y para ello hay que tener en cuenta el consumo, el tiempo de demora, la vía a utilizar, la cantidad por adquirir y la distancia del proveedor. Podemos decir a este respecto que la norma a tener presente es: El momento en que hay que comprar depende de un buen sistema de control de existencia, ya que ésta la única manera de poderse dar cuenta del movimiento de nuestro stock y nos ayudara a establecer el punto de pedido indispensable que nos alerta para solicitar el material.
4) PRECIO MÁS CONVENIENTE:
Este factor llama generalmente la atención de los dirigentes porque se trata de desembolsar dinero, y por ello debe recordarse lo siguiente:
- El precio de adquisición es un elemento básico del precio de venta:
Gran parte del precio de venta de un artículo está formado por el de compra, por lo tanto, para lograr vender a precios de competencia en el mercado, hay que adquirir a un precio que le permita a la compañía competir cuando exponga su producto a los consumidores.
- El precio debe buscarse en razón de la calidad y la cantidad:
Sabemos la influencia que sobre el precio tiene la calidad y la cantidad, por lo tanto hay que tener en cuenta que no se trata de buscarlo más barato sino el más bajo precio que se pueda pagar por un artículo que tenga la calidad mínima requerida y en la cantidad necesaria. Para ellos los compradores deben explorar y analizar el mercado hasta obtener dicho precio.
- El precio no es solamente el valor de compra:
El valor de compra o cantidad que se paga por un artículo es solamente uno de los factores que forman el costo de compra. Hay que tener presente el transporte, embalaje, recepción, almacenamiento, etc. Y recordar que todo ellos cuesta dinero y que inciden sobre los artículos que se adquieren. Hay que analizar estos aspectos para establecer el precio más bajo.
ORGANIZACIÓN DE LAS COMPRAS[5]
Las compras pueden ser efectuadas por agentes compradores, por secciones pequeñas, medianas o grandes, o por departamentos dentro de las cuales el personal tenderá a la especialización en determinadas clases de materiales haciendo más eficiente su labor. En cualquiera de estas formas, la empresa y sus ejecutivos deben tener en cuenta la importancia de esta actividad para el desarrollo y éxito de la entidad en su conjunto.
A. ACTIVIDADES:
Conociendo la finalidad y los objetivos fundamentales de compra se podrán definir sus actividades, coordinándolas y correlacionándolas en base a la política de la empresa y su administración general; así como la afinidad que existe entre ellas debiéndose especificar los límites y especificaciones para cada uno.
Las actividades de compra se pueden enumerar en relación a campos, en los que las tareas serán realizadas así se tiene:
1) Información:
Para cumplir sus tareas el personal de compras debe obtener informaciones sobre los materiales que quieren adquirir; sobre proveedores; sobre consumos y existencias; sobre precios actuales y futuros; etc. La información que obtengas servirá para que en la dependencia se tomen decisiones oportunas y adecuadas a la capacidad económica d la empresa y a la necesidad del usuario al que tenga que servir.
La información puede clasificarla:
a. Materiales:
- Datos sobre compras anteriores con indicación de proveedores que cotizaron, precios ofertados, fletes pagados, proveedor que obtuvo el aprovisionamiento y razón por la que le concedió.
- Especificaciones y características de los artículos que usa la empresa, variaciones que puedan aceptarse, catálogos de proveedores disponibles en la empresa y aquellos que deben solicitarse.
- Datos sobre existencias y consumos de los artículos en uso.
- Datos sobre demanda existente en el mercado por los artículos que requiere la empresa.
b. Proveedores.
- Datos sobre los proveedores habituales de la empresa, su capacidad de producción o de abastecimiento en relación a las necesidades de los usuarios, su situación financiera para relacionarla con la forma de pago utilizada por la empresa en sus adquisiciones, sus relaciones con su personal, cumplimiento en las entregas, etc.
- Relación de posibles proveedores que deben investigarse para definir su posibilidad como abastecedores de la empresa.
2) Investigación:
Compras debe realizar investigaciones que le permitan actuar positivamente previendo las posibilidades futuras. Por ello deberá efectuar:
a. Estudio de mercados de proveedores.
b. Estudios de materiales en uso, previendo la posibilidad de reemplazo.
c. Análisis de costos de los materiales que adquiere, así como los costos logísticos para relacionarlos con los procedimientos de compras establecidos y definir el costo mínimo que justifica una orden de compra.
d. Investigaciones de fuentes de abastecimiento susceptibles de ser desarrolladas por la empresa.
e. Investigación sobre las posibilidades de los proveedores que abastecen a la empresa y sobre futuros elementos que puedan ser utilizados.
f. Investigación sobre materiales secundarios y fuentes de abastecimiento que puedan reemplazar a las fuentes en uso.
3) Funcionamiento:
Son todas aquellas actividades rutinarias que se realizan diariamente en la oficina de adquisiciones, desde que se recibe la requisición o pedido de compra hasta que el material esté disponible en el almacén. Dichas actividades son:
a. Constatación de requisiciones
b. Obtención y análisis de cotizaciones de los proveedores.
c. Determinación de la forma de comprar.
d. Programación de las compras en función de las entregas a realizarse.
e. Entrevista a proveedores, con indicación del tiempo que se predicara a cada uno y el tema a tratar.
f. Negociación de contratos por adquisiciones y consulta a la dependencia legal para asesorarse sobre los requisitos legales que puedan ayudar o interferir la acción de la empresa.
g. Remisión de las órdenes de compra a los destinatarios con indicación del material que se le ha adjudicado y en las condiciones en que se deben abastecerse.
h. Seguimiento y vigilancia del cumplimiento de la entrega.
i. Comprobación en la recepción de los materiales solicitados.
j. Verificación y visto bueno en las facturas del proveedor para su respectiva cancelación.
k. Sostenimiento de correspondía con los proveedores
l. Concertación de ajustes con los proveedores
m. preparación y redacción de informes y su envió y distribución en la empresa
4) Auxiliares:
Existen actividades que se realizan entre varias dependencias y en las que se colaboran para obtener mejor resultados, estas actividades se llaman actividades y en el caso de las compras son las siguientes:
a. Procedimientos de oficina: Análisis de los procesos en las oficinas de la empresa para describir el procedimiento y si es posible graficarlo. Se prepara en conjunto para evitar duplicidades.
b. Hacer o comprar: Es una de las decisiones a tomar en la empresa, en muchas oportunidades y en la que compras colabora presentando las propuestas y los costos de comprar el material, para que sea analizado y comparado con el hacerlo o fabricarlo en la propia empresa.
c. Normalización y simplificación: actividades logísticas en las que compras interviene, tanto en el aspecto de definir las normas a las que se sujetaran el uso y empleo de los materiales, como en el cumplimiento de adquirir solo lo normalizado para lograr la simplificación de las existencias.
d. Sustitución de materiales: Actividad en la que colabora para que se pueda emplear nuevos materiales de más bajo costo, igual calidad y rendimiento.
e. Ensayos y pruebas de artículos nuevos: Complementa la anterior, guías para sustituir un material o artículo, el que se escoja deberá haberse probado con anticipación.
f. Presupuesto de adquisiciones: Labor de compras como corolario del presupuesto de necesidades de los usuarios, cuya consolidación corre a cargo de la dependencia que adquiere los materiales.
g. Control de existencias: Actividad de control de inventarios que en algunas oportunidades se asignado a compras.
h. Política de compras: Al definir la política de compras de la empresa, la dependencia que efectúa las adquisiciones interviene sugiriendo los aspectos que considere indispensables para un mejor desempeño de su actividad.
5) Actividades afines:
-Dirección de almacenes ( área logística)
-Dirección de transportes ( área logística)
-Seguros en general ( área logística y contable )
-Inspección y mantenimiento de los elementos de transporte ( área logística)
-Recuperación de materiales ( área logística – técnica )
-Contabilidad de materiales ( área contable)
B. FUNCIONES:
Las actividades que hemos enumerado y determinado en el punto anterior, al ser abordadas según su afinidad para ejecutarlas, permitirá establecer los elementos con que debe contar compras dentro de una empresa y por consiguiente nos ayudara a determinar cuáles serán las funciones que nos compete en la realización de su trabajo para alcanzar el objetivo del grupo.
Las funciones que debemos asignar se refieren a:
1. Compras o Pedidos:
- Establecer los contactos necesarios para efectuar las compras de los artículos que se les solicite, obteniendo las cotizaciones pertinentes y teniendo en cuenta las especificaciones sobre calidad, así como recuperándose por el costo de los artículos.
- Programar las compras y entregas, de acuerdo a las necesidades de la entidad, estableciendo contacto con los proveedores e informando sobre el resultado de sus gestiones.
2. Seguimiento o contacto:
- Realizar las gestiones que permitan disponer con oportunidad de materiales o servicios solicitados.
- Mantener correspondencia con los proveedores para estar informados sobre la atención de los pedidos que se les haya hecho.
- Visitar las fábricas o empresas proveedoras para establecer la oportunidad de la atención de los pedidos.
3. Oficina:
- Confeccionar la documentación pertinente a las compras, desde la cotización hasta los informes que deberán emitirse.
4. Registros y archivos:
- Llevar los registros de control tanto de proveedores como de materiales, manteniéndolos al día, para poder proporcionar informes sobre ellos cuando le sean solicitados.
- Archivar la documentación en los registros, y así como especificaciones de compras anteriores. En la misma forma archivar los catálogos que sobre los materiales existan en la entidad.
5. Investigaciones:
- Realizar los estudios sobre materiales, mercados, sustitutos a emplear, cálculos de costos, fuentes de aprovisionamiento, etc. teniendo en mente la calidad de los productos y la economía de la entidad.
6. Recepción y facturas:
- Tramitar la llegada de los materiales, estableciendo los contactos concernientes y constatando la calidad y la cantidad de los artículos, según las especificaciones solicitadas.
- Visar las facturas de los proveedores para su cancelación.
7. Jefatura
Para completar las funciones de la dependencia compradora hay necesidad de que todos los elementos que lo componen sean dirigidos por un jefe que coordine su trabajo, que los dirija, ya que se responsabilizará por:
- Organizar, dirigir y controlar la dependencia a sus órdenes actuando como jefe único de su personal.
- Formar sus cuadros y preocuparse por el entrenamiento del personal a sus órdenes. Adquirir los materiales o servicios que le sean solicitados, teniendo en cuenta los planes y las necesidades de los usuarios.
- Llevar adelante el programa de adquisiciones, sin interrupciones y demoras.
- Mantener o crear una reputación de integridad y corrección en sus tratos y negocios con los proveedores. Esta reputación es aplicable a su entidad.
- Asesora los directivos en relación con los presupuestos de adquisiciones y con todas las actividades relacionadas con su especialidad.
- Coordinar su acción con las otras dependencias.
- Informar sobre sus actividades y sobre las posibilidades futuras de los mercados y de la política comercial.
- Evaluar su dependencia para evaluar su rendimiento.
c) DEBERES:
La determinación de las actividades y funciones concernientes a las compras permiten establecer límites específicos sobre la autoridad y responsabilidad que le correspondan y que deban ser conocidos y respetados por todas las dependencias que forman la empresa.
A continuación los deberes primordiales que se refieren a si exclusiva responsabilidad.
1.- Localizar y seleccionar los proveedores.
2.- Abastecer a la empresa con materiales y servicios.
3.- Realizar los contactos con los proveedores y sus representantes.
4.- Comprobar que las demandas corresponden a las necesidades reales.
5.-Sugerir modificaciones en la calidad, sustituciones de artículos, modificaciones en la cantidad, etc. Teniendo en cuenta la economía de la empresa.
6.-Aprobar las facturas para su cancelación.
7.- Contar con registros y archivos al día, de manera de disponer de las informaciones
necesarias sobre anteriores compras similares.
8.- Investigar y analizar los mercados y las tendencias que afecten al negocio.
9.- Mantener información a su inmediato superior sobre las actividades relacionadas con
el cumplimiento de su función y sobre la efectividad y rendimiento de su dependencia.
esta información puede ser ampliada a las otras dependencias en los aspectos que les
interese o en los interese común.
D) IMPORTANCIA DE ORGANIZAR LAS COMPRAS
Razones principales:
1.-No es posible hacer ventas apropiadas o competitivas, si los materiales adquiridos para
la fabricación o la reventa tienen costos desproporcionados.
2.- La explotación apropiada de una empresa depende de la renovación organizada de su
inversión.
3.-La ejecución misma de la función Compras permite a una empresa ser aconsejada en
relación con:
· Nuevos materiales que sustituyan con ventaja a los empleados.
· Nuevos productos a fabricar o vender.
· Variaciones en tendencias que afecten a las ventas.
· Planeamiento de la producción y fijación de las normas o políticas a seguir
ORGANIZACIÓN EN EL ÁREA DE COMPRAS
ORGANIGRAMA EN COMPRAS TRADICIONAL
ORGANIZACIÓN EN COMPRAS DE EMPRESA TRANSNACIONAL
ORGANIZACIÓN CLÁSICA DE COMPRAS
Si hay, termina el proceso, si no...
|
Dpto. compras cotiza, selecciona suplidor, elabora carta orden
|
Solicitud a suministro o personal autorizado
|
Envio de factura a compras
|
El Ciclo del Pedido puede definirse como el tiempo que transcurre entre la emisión del pedido y la recepción de las mercaderías solicitadas. A continuación se podrá observar un típico ciclo y los tiempos totales y parciales que se reparten en las actividades de transmisión, procesamiento, preparación, disponibilidad, producción y entrega del producto.
PROCESO SOLICITUD SATISFACCIÓN
Transmisión del Pedido.
Es el medio empleado para la comunicación del pedido (correo, radios, E.D.I., etc.)
Procesamiento
Abarca las actividades como la documentación, registros de Inventarios, aduanas, comprobación de pedido y la comunicación entrelas áreas comprometidas como son: Clientes, Departamento de Ventas, Producción, Finanzas y Contabilidad.
Disponibilidad de Stock.
Afecta directamente al tiempo total utilizado, debido a que permanentemente, se ve forzada la actividad de flujo de información los procesos de producción que se adicionan al canal utilizado habitualmente.
Tiempo de Entrega.
Es el tiempo que se estima necesario para el transporte de le requerimientos solicitados desde el origen hasta el destino final.
AJUSTES A LOS CICLOS DE PEDIDO.
El Ciclo de Pedido requiere de un tiempo adecuado, el que e algunas ocasiones es alterado con el afán de la pronta atención al Cliente, condicionado al tipo de pedido como también los tamaño de los mismos.
Prioridades en el Procesamiento de Pedido.
Cuando se junta una cantidad excesiva de pedidos pendientes, es necesario diferenciar el tratamiento según el cliente de acuerdo a un criterio predefinido.
Condición Estándar de los Pedidos.
Si el cliente recibe sus pedidos en condiciones inutilizables con defectos o fallas es necesario estandarizar los pedidos.
Limitaciones de los Pedidos.
El objetivo de estas limitaciones es conseguir ahorros significativos, al establecer un mínimo en la cantidad pedida, ya que los movimientos de mercaderías en volúmenes conllevan menores costos y los tiempos de despachos se aminoran por el proceso de distribución por cantidad.
La Orden de Compra es una forma de Contrato, con las condiciones que el comprador estipula, y que es aceptada por el vendedor. Incluye descripción de la mercancía o servicio, cantidades, plazos de entrega, precios y condiciones de pago, etc.
Al emitir la Orden de Compra, debemos registrar la cantidad pedida, sumándola a "nuestro saldo de pedidos pendientes.Esto es porque cuando determinemos las Cantidades a Comprar (Necesidades netas de Insumos) debemos conocer las cantidades pendientes de entrega por nuestros proveedores.
REQUISITOS DE UNA ORDEN DE COMPRA
- Número de la Orden de Compra.
- Fecha en que se realiza el pedido.
- Nombre de la persona con quien se confirmó el pedido.
- Nombre y dirección del proveedor.
- Dirección del lugar a donde se debe entregar la mercadería.
- Cargo del departamento que hará uso del bien o servicio.
- Númerode requisición
- Número del proveedor.
- Número de cuenta.
- Persona que recibirá enplanta.
- Vía de embarque.
- Condiciones de pago.
- Impuestos correspondientes.
- Número y descripción de partida.
- Número de parte.
- Unidad de medida.
- Cantidad.
- Precio unitario
- Sub. Total de la Orden de Compra.
- Descuentos
- Notas u observaciones.
- Nombre y firma del Comprador.
- Nombre y firma del Gerente de Compras.
DISTRIBUCIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA.
Original : Proveedor.
Copia N°1 : Compras
Copia N°2 : Almacén.
Copia N°3 : Contabilidad.
Copia N°4 : Archivo.
Alternativamente se podrá entregar Fotocopias a
Información al Usuario.
Información a Cuentas por Pagar.
- Ejemplo de una orden de compra:
GESTIÓN GLOBAL DEL PROCESO DE COMPRAS[8]
EL APOYO INFORMÁTICO
Toda organización en la que exista un departamento de Compras con una casuística compleja, es consciente de que la buena marcha del mismo, influye de forma considerable en la gestión global de la Empresa.
Un departamento de Compras es, en la mayor parte de los casos, el origen o punto de partida de la actividad de toda Empresa. Por ello, interviene en forma muy directa en la marcha y gestión de otros departamentos de la organización, como pueden ser Logística, Producción y Ventas por lo que a plazos de suministros y recepciones de materias primas y demás materiales se refiere; incluso en el departamento de Tesorería en la elaboración y obtención de su previsión de pagos y cash-flow. Por ello es vital que exista un departamento de Compras eficaz y eficiente con el respaldo de un sistema informático, para que la empresa funcione y lleve a cabo con éxito sus objetivos.
CONDICIONES COMERCIALES
La Compra, soporta la adaptación y parametrización de todo tipo de condiciones comerciales. En este sentido, se puede llevar a cabo la definición y asignación de condiciones comerciales a nivel de proveedores o grupos de proveedores, con capacidad de poder tener parámetros como:
Tarifas de precios,
Descuentos generales,
Descuentos por pronto pago y descuentos a nivel de artículo.
Teniendo en cuenta que las condiciones comerciales se establecen por un período de vigencia, es posible disponer de un registro histórico de las variaciones realizadas en las condiciones comerciales de forma cronológica, lo cual permitiría realizar comparaciones entre períodos con el fin de analizar su evolución. Se debe incluir un sistema de copia y actualización de condiciones comerciales por diversos parámetros y criterios.
REGLAS DE NEGOCIO Y WORK FLOW
Las fases del Flujo de Trabajo y circuitos que un documento puede seguir dentro de una organización están intrínsecamente ligadas a las reglas de negocio y gestión que se hayan establecido dentro de la misma.
En este sentido, es necesario disponer de una potente herramienta de diseño, que parametrice y adapte el sistema a los circuitos y reglas de negocio propios de cada compañía, las cuales se pueden definir a cualquier nivel: departamentos, personas, documentos, etc; y desde un punto de vista cuantitativo y / o cualitativo.
OFERTAS
La operación debe contemplar la definición de distintas modalidades de ofertas o presupuestos. Una oferta puede nacer u originarse por dos vías, bien de forma directa, o por la necesidad manifiesta de un determinado producto o servicio reflejada en una solicitud.
Una vez registradas y analizadas se pueden someter al cumplimiento de toda una serie de reglas de gestión previamente definidas y contempladas mediante el sistema de «reglas del negocio»: precios, condiciones comerciales, plazos, importes, etc.
Cuando el proveedor confirma su aceptación, se confeccionará el pedido en firme. Así, desde una determinada oferta se pueda consultar de forma inmediata, ágil y sencilla, el pedido o los pedidos realizados contra la misma o, en su caso, las solicitudes que la han originado.
El registro de todas y cada una de las ofertas posibilita un seguimiento exhaustivo del margen por cada proveedor.
SOLICITUDES
Una solicitud consiste en el manifiesto al Departamento de Compras y / o Logística, de una necesidad por parte de un departamento o sección de la organización. Es aquí donde se definen las distintas modalidades de solicitudes:
Petición de Compra,
Consumo,
Orientación de Precios, etc;
En función de la cual, seguirá un circuito u otro. Cuando una solicitud se registra, al igual que con las ofertas, se puede someter al cumplimiento de toda una serie de reglas de gestión previamente definidas y contempladas mediante el sistema de «reglas de negocio»: cantidades, precios, importes, especificaciones técnicas, plazos, etc.
El sistema debe permitir desde una determinada solicitud, consultar el pedido o los pedidos realizados contra la misma o, en su caso, las ofertas que se hayan cursado.
ACUERDOS MARCOS
Al establecer acuerdos marcos o contratos con los proveedores es donde se refleja el resultado de una serie de condiciones pactadas para un periodo de tiempo (anual, semestral, trimestral, etc.), expresadas en importes, cantidades o ambos.
Una vez establecido un acuerdo, el sistema GESTIÓN GLOBAL DEL PROCESO DE COMPRASpermite la introducción de cualquier tipo de documento: pedido, factura, etc.; con cargo a dicho acuerdo. Esto nos permite obtener en cualquier momento la situación exacta en la que se encuentra un acuerdo, notificando a su responsable de aquellos casos en que ya se haya llegado a su límite máximo establecido.
PEDIDOS
Es indispensable contemplar la definición de distintas modalidades de pedidos:
Pedidos a partir de una solicitud,
Pedidos directos,
Programaciones de recepciones,
Pedidos de servicios prestados,
Así como la introducción y seguimiento de pedidos por campañas o temporadas. Los procedimientos también incluirán la generación automática de pedidos de compras de reposición de stocks, para aquellos casos de artículos que estén por debajo del stock de reposición establecido. La valoración del pedido se puede realizar según las condiciones comerciales pactadas, con opción a ser particularizadas para ocasiones esporádicas u ocasionales.
En el proceso se incluirá la definición e incorporación de todas aquellas reglas de gestión y validación particulares de la organización, mediante el sistema de «reglas de negocio», de forma que se pueden establecer toda una serie de condiciones a considerar a la hora de validar un pedido.
Se tendrá contemplado la posibilidad de introducir un pedido en los distintos formatos de presentación que utiliza el proveedor, manejando de forma automática y simultánea la unidad de medida del proveedor y la de stock que hayamos establecido.
Para un pedido determinado, debe ser factible consultar los suministros o entradas de artículos que se han realizado contra el mismo, así como, en su caso, consultar la oferta o solicitud que nos lo ha originado.
GUIA DE RECEPCIÓN
Las guías de Recepciones internas de control debieran ser en forma automática en el momento de realizar la entrada o suministro. También se pueden establecer distintas modalidades de guías, en función del tipo de entrega o servicio.
Idealmente se mantendrá vinculados electrónicamente los distintos documentos al igual que en pedidos, de tal manera que nos permita consultar la factura o facturas recibidas contra el mismo, así como ¡os suministros o entradas que nos lo ha originado
FACTURAS
En generar un sistema automatizado, debe estar dotado de un método de conformación de facturas contra guías con el uso de un adecuado sistema de información computarizado, nos permitirá confrontar facturas recibidas con sus correspondientes guías para-poder detectar de forma sencilla y rápida las diferencias que se produzcan entre precios y/o cantidades, así como condiciones comerciales: descuentos, tipo de efecto, forma de pago, etc. Para las diferencias detectadas, el sistema debe permitir la introducción directa de facturas Cargos y Abonos contra la factura originaria de tales divergencias.
Además de mantener vínculos electrónicos entre documentos también es necesario realizarlos entre módulos, y así, para una determinada factura, se podrá consultar la información contable relacionada con la misma (asiento, cartera de pagos, registro de Impuestos, etc.), así como el suministro o entrada que nos la ha originado o los guías contra los cuales se ha recibido.
Se consideran Compras Nacionales las de bienes producidos en el país o que siendo importados, se adquieren en plaza de proveedores o representantes debidamente autorizados para su distribución en el territorio nacional.
Los elementos que interviene en una compra nacional son los siguientes:
EL Comprador: Se refiere a la persona, firma o empresa que compra los bienes o servicios que son proporcionados por el vendedor a cambio de una retribución, normalmente monetaria.
El Vendedor: Se refiere a cualquier persona o compañía que proporciona productos o servicios a cambio de alguna retribución, la cual normalmente es monetaria.
Entidad Financiera del Comprador: En una forma general, es la entidad encargada de manejar el capital monetario del comprador, y de a cuerdo a las instrucciones proporcionadas por este, debe de realizar y registrar el pago que se realiza al vendedor.
Entidad Financiera del Vendedor: Son las entidades de manejar el capital monetario del vendedor y es la encargada de manejar todo lo relacionado con la recepción y asiento del pago realizado por el comprador a favor del vendedor.
Transporte: Dependiendo del bien adquirido, así como de las cláusulas del contrato de compra-venta, está a cargo de una de las dos partes, normalmente a cargo del comprador.
Elementos que Intervienen en una Compra Nacional
COMPRAS INTERNACIONALES
Los términos Importación y Exportación corresponden siempre a operaciones realizadas entre residentes de distintos territorios aduaneros (no países), por lo que, mientras las operaciones entre miembros de una misma zona aduanera como es la UE no serán tales Importaciones o Exportaciones sino operaciones Intracomunitarias, una operación entre un residente español y un residente en Canarias -territorios aduaneros distintos- si lo será.
En este tipo de transacciones exteriores hablaremos siempre de Importador en lugar de comprador; y de exportador en lugar de vendedor, como ocurre en el comercio interior.
Observaremos también que en las mismas los documentos adquieren una importancia total, puesto que son necesarios para poder entrar en posesión de la mercancía.
Esquema Genérico de una Compra Internacional
En toda transacción de compras internaciones, están involucradas diversas personas y/o entidades, sin las cuales no es posible llevar a término la transacción, de estas personas y/o entidades, los principales son los siguientes:
Sujetos Contratantes
Como en toda operación comercial, en las de comercio exterior intervienen un comprador y un vendedor, los cuales en estas transacciones los conoceremos como Importador y Exportador respectivamente.
Tanto los países de ambos, como las entidades financieras que intervienen en la transaccl6n, recibirán así mismo las denominaciones del País o Banco importador o Exportador según sea su cliente.
Ocurre exactamente lo mismo en cuanto a los medios o instrumentos utilizados para la correcta liquidación de las operaciones, los cuales se conocerán como Medios de Pago o Medios de Cobro respectivamente, aunque el citado medio sea solo un documento.
Aduanas
Es el organismo oficial básico, encargado de la regulación del tráfico de mercancías en un estado, teniendo a su cargo una serie de competencias entre las que destacan:
- Aplicación de la Normativa establecida por cada estado, y contemplada en su régimen de comercio.
- La verificación física, tanto cualitativa como cuantitativa de la mercancía que entra y sale del país.
- La recaudación de los aranceles e impuestos generados por el tráfico de las mercancías.
Para el despacho en Aduana de cualquier mercancía se precisará de una documentación mínima, como es:
- La Declaración Formal del Comprador o del Vendedor en la que se detallan las distintas características de la mercancía en cuestión.
- La Lista de Contenidos y Pesos, destinada a evitar la inspección ocular de todas las mercancías, y deberá detallar las mercancías que serán despachadas por la aduana.
- La Factura Comercial, con el fin de conocer el valor comercial de las mercancías y así poder aplicar las tasas correspondientes a las mismas, según lo contemplado en el Arancel de Aduanas y/o los Derechos Arancelarios
Agentes de Aduanas
Son los profesionales de intervención imprescindible para poder proceder al despacho de cualquier mercancía a través de Aduanas, tanto en importaciones como en exportaciones.
Documentos Comerciales
Al igual que en las transacciones de compra/venta interiores intervienen determinados documentos, en las operaciones de comercio exterior, y por motivos de cobertura y seguridad, éstos son mucho más numerosos, pero permiten agilizar y normalizar una operación en la que participan personas de dos países distintos, con leyes distintas y monedas diferentes.
Debido a su importancia y número, detallaremos seguidamente los principales, los cuales clasificaremos en los siguientes grupos:
- Documentos Contractuales y Semi-Contractuales.
- Documentos de Transporte
- Documento de Seguro
- Documentos de Verificación y Control
- Documentos Aduaneros
1. Documentos Contractuales
En toda operación de comercio exterior en la que intervienen sujetos contratantes de países distintos, con reglamentaciones y leyes diferentes, pueden producirse incidentes de cualquier tipo que serán de difícil solución si los términos de la operación no han sido pactados por escrito con anterioridad, por ello reviste de especial importancia la formalización contractual de la misma.
El contrato más corriente en el comercio exterior es el que ampara las operaciones de compra y venta de mercancías, el cual es formalizado por escrito, obliga que firmen a las partes, tiene fuerza ejecutiva y ampara todo aquello que se contempla en las leyes nacionales del país al que se encuentra sujeto.
Además de los contratos de compra-venta, los más corrientes en el comercio exterior son los Contratos de Intermediación Comercial, los cuales agrupan los siguientes tipos de contrato:
o Contratos de Mediación o Corretaje
o Contratos de Representación
o Contratos de Agencia
o Contratos de Comisión
o Contratos de Distribución
o Contratos de Transferencia de Tecnología
o Contratos de Asistencia Técnica.
o Contratos de Exportación de Plantas Llave en Mano
o Contratos de Arrendamiento Financiero (Leasing)
o Contratos de Factoring
o Contratos de Franquicia
1. Documentos Semi-Contractuales
Los documentos Semi-Contractuales no ofrecen la seguridad del contrato, pero tienden a ser usados más frecuentemente que este. Los documentos semi-contractuales más utilizados son los siguientes
El Pedido
Normalmente es el resultado de una llamada telefónica, de un fax, una visita personal y en los últimos tiempos de un email. Este se limita a documentar la intención de compra de una mercancía por parte del importador, pero esta intención puede ser revocada a posterioridad sin ningún problema. Por parte del exportador está en plena libertad de al recibir el pedido aceptarlo o no.
La Factura Pro-Forma
Es un documento en el cual el exportador informa a un posible comprador de un presupuesto, así como de las condiciones en las cuales estaría dispuesto a venderle determinada mercancía. Por este sentido la factura Pro-Forma es un documento de oferta provisional e informativo
La Factura Comercial
En el momento de la venta de una mercancía, el exportador extiende una Factura Comercial, la cual por si sola constituye un documento de venta y por lo tanto transfiere al importador lo propiedad de la mercancía en ella detallada.
La factura representa la obligación de entrega de la mercancía por parte del exportador, y si el importador cumple con la obligación de pagar, la factura se convierte en un título de propiedad de dicha mercancía.
2. Documentos de Transporte
Una vez finalizado el contrato correspondiente a la compra-venta, es necesario el transporte de la mercancía objeto de la operación hasta el importador, y concretamente hasta el punto de entrega convenido en el contrato con el exportador.
En función de los distintos factores que intervengan en la operación de compra-venta internacional, los sistemas de transporte variaran, siendo los principales los siguientes:
o Transporte Terrestre:
o Por Carretera
o Por Ferrocarril
o Transporte Marítimo
o Transporte Aéreo
o Transporte Mixto
El medio de transporte a utilizar será elegido en función de distintas consideraciones, como lo puede ser la urgencia en el envió, el coste del transporte, las consideraciones burocráticas, si la mercancía es perecedera o no, el punto geográfico del lugar de destino, así como cualquier otro punto que podría influir en la entrega de la mercancía al importador. En cada caso, el transporte originara una serie de documentos que son imprescindibles para poder despachar la mercancía en destino. Según el medio de transporte seleccionado, los principales documentos serian los siguientes:
Transporte Marítimo
El Conocimiento de Embarque
Este documento lo originara el transportista por vía marítima en líneas regulares, el cual sigue siendo por hoy uno de los más utilizados.
A través de este documento, el capitán del barco, el naviero, el armador o sus legítimos representantes, se comprometen a transportar y depositar la mercancía en el puerto señalado por el cargador
El Conocimiento de Embarque certifica que la mercancía en cuestión esta en posición de la compañía naviera que debe transportarla, siendo este por lo tanto un recibo de la mercancía por parte de compañía naviera.
La Póliza de Fletamiento
Cuando el transporte es efectuado por buques de carga llamados “tramperos”, los cuales no pertenecen a ninguna línea regular, sino que van de puerto en puerto según la demanda. En estos casos se utiliza como documento de embarque la llamada póliza de fletamiento, la cual debe reflejar de forma clara la identificación de las personas involucradas (Capitán, Cargador y Destinatario) así como las condiciones de ejecución del contrato (Puerto de Carga y Descarga).
Transporte Terrestre
La Carta de Porte por Ferrocarril
En 1890 fue redactado en Berna el que se conoce como Convenio CIM, el cual recoge las distintas responsabilidades de aquellos que intervienen en el transporte ferroviario. El documento que se utiliza en el transporte por ferrocarril acogido por este convenio es la Carta de Porte, la cual le concede a su poseedor la propiedad de la mercancía. El convenio responde de las mercancías durante el viaje, estando los gastos del transporte a cargo del exportador o del importador, según se indique en el propio documento.
EL Carnet TIF
EL régimen de Transporte Internacional por Ferrocarril (TIF) es un acuerdo aduanero firmado en Ginebra en 1952, el cual permite hacer más viable, valido y barato el transporte por ferrocarril. Mediante la aplicación del TIF, los vagones en que viaja la mercancía traspasarán las distintas fronteras entre países sin que deban pasar la inspección aduanera correspondiente, quedando esto solo en el país expedidor y el destinatario.
La Carta de Porte Intencional por Carretera
De la misma forma en que se creó el TIF, en Ginebra se creó el convenio de Transporte Internacional por Carretera.
El Convenio CMR, regula la utilización de los documentos de intervienen en el transporte, delimitando la responsabilidad de cada uno de los participantes.
La Carta de Porte Internacional por Carretera es idéntica al TIF, excepto porque esta concede la propiedad de la mercancía a su poseedor y la de carretera solo es una prueba del contrato de transporte y de recepción de la mercancía por el transportista; en esta solo el que figura como destinatario puede tomar posesión de la mercancía transportada.
El Carnet TIR
Este es el documento que sirve de garantía a las aduanas intermedias de transito, para que la mercancía no sea examinada a su paso, puesto que al igual que con el carnet TIF, la misma ha sido cargada en camiones precintados y debidamente examinados en el país de origen, y solo serán revisados de nuevo en el país destino.
La Carta de Porte Intencional por Carretera
La Carta de Porte Internacional por Carretera concede la propiedad de la mercancía a su poseedor y la de carretera solo es una prueba del contrato de transporte y de recepción de la mercancía por el transportista; en esta solo el que figura como destinatario puede tomar posesión de la mercancía transportada.
Transporte Aéreo
La Carta de Porte Aéreo o Conocimiento Aéreo
Cuando el transporte se realiza por aviones de líneas aéreas regulares, el documento que se utiliza es el Porte Aéreo, el cual se emite de forma normativa, y por lo tanto no es negociable y sirve de recibo de la mercancía por parte del transportista.
En el caso de utilizar aviones en vuelo chárter, el objeto del contrato no es la mercancía sino el avión, el cual se fleta con una sola carga y a nombre de un solo consignatario
3. Documentos de Seguro
En el transporte de mercancía siempre existe el riesgo de que por las más diversas causas esta se pueda perder o deteriorarse.
Como las compañías de transporte no cubren todas las vicisitudes que puedan sufrir las mercancías, el exportador o el importador, según el contrato firmado entre ellos, deberá cubrirlas en su totalidad suscribiendo las correspondientes pólizas de seguro, de forma que mediante el pago de una prima determinada, la Compañía de Seguros se responsabiliza de las mercancías durante su transporte, sea cual sea la causa que pueda afectarla
4. Documentos Aduaneros
Para que las autoridades de los países involucrados en una transacción comercial, es necesario presentar una serie de documentos, siendo los más comunes los siguientes:
o Factura Comercial
o Documento de Transporte
o Certificado de Origen de la Mercancía, el cual justifica la procedencia de la mercancía, para de esta forma aplicar los derechos arancelarios y tasas correspondientes.
o Liquidación del Pago del Seguro, si la mercancía fue importada con la cláusula CIF de los Incoterms.
Esquema de los Documentos Comerciales que Intervienen en el Comercio Exterior
CONCLUSIONES
v En el departamento de compras, solo debe existir una idea firme “comprar bien”, lo cual significa lograr una gran ventaja en el proceso de búsqueda de buenos resultados dentro de una organización, que lleven finalmente al logro de los objetivos generales.
v El departamento de compras también contribuye de una manera hasta cierto punto pacífica, pero de gran validez en el logro de dichos objetivos, ya que, como podemos observar, es en este departamento donde se gasta la mayoría del presupuesto de una organización. Por tal motivo, se deben seguir de una manera efectiva todos los planes establecidos para la realización de las compras, apegándose siempre a las políticas de la organización y las propias del departamento de compras.
v Una gestión de compras puede mejorar la calidad de los productos.
v "La función del departamento de compras consiste en hacer de la cadena de suministro de cada división una herramienta de competencia distintiva que apoye la presencia de la empresa en el mercado."
v En la actualidad como en el pasado, el departamento de compras es organizado de acuerdo al tamaño y necesidades de cada empresa, y ha desarrollado sus funciones siempre de acuerdo a dichas necesidades.
Posiblemente ahora sea más fácil realizar funciones de compras, debido a los cambios tecnológicos, especialmente en informática, los cuales facilitan la búsqueda de fuentes de abastecimiento, así como el desarrollo de los procedimientos y programas de compras.
BIBLIOGRAFIA
- SALVADOR MERCADO “Compras Principios y Aplicaciones”
- ARMANDO VALDÉS PALACIO “Administración Logísticas”
- ING. R. PATRICIO GAJARDO O. “Logística Base de Gestión de Negocios”
- http://www.yasminyjulian.com/es/node/74 “Compras Nacionales e Internacionales”
- http://books.google.com.pe/books?id=A5AknZfTpgoC&pg=PA13&lpg=PA13&dq=GENERALIDADES+DE+LAS+COMPRAS&source=web&ots=BDlwTLlmVi&sig=YmWY2gZqxVW7I0pMK9JqyPp79Tw&hl=es&sa=X&oi=book_result&resnum=5&ct=result#PPA25,M1 “Generalidades de las Compras”
- http://www.slideshare.net/anieto61/flujogramas “Flujo gramas”
- http://www.pyme.gob.mx/promode/compras.asp “Compras y manejos de inventarios”
- EMILIO MARTÍNEZ MOYA “Gestión de compras”
[1] http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/A/AguilarFederico_ComprasEnLasOrg.htm
[2] http://www.universidadabierta.edu.mx/Biblio/A/AguilarFederico_ComprasEnLasOrg.htm
[3] ARMANDO VALDÉS PALACIO “Administración Logísticas”
[4] ARMANDO VALDÉS PALACIO “Administración Logísticas”
[5] ARMANDO VALDÉS PALACIO “Administración Logísticas”
[6] ING. R. PATRICIO GAJARDO O. “Logística Base de Gestión de Negocios”
[7] ING. R. PATRICIO GAJARDO O. “Logística Base de Gestión de Negocios”
[8] ING. R. PATRICIO GAJARDO O. “Logística Base de Gestión de Negocios”
[9] Compras Nacionales e Internacionales Foro
